Proposta técnica e comercial: o que vai em cada parte e quem lê cada uma

A resposta curta

A proposta técnica descreve o serviço: o que será feito, com qual método, sob quais premissas, em que prazo de execução e como a entrega será conferida. A proposta comercial descreve o negócio: preço, pagamento, faturamento, validade, frete e o que acontece se o pedido mudar. A primeira responde se o serviço resolve. A segunda, se dá para comprar.

Separar as duas não é formalidade. Na indústria, quem aprova o serviço e quem aprova a compra costumam ser pessoas diferentes, e cada uma precisa achar a sua parte sem ler a do outro. Em serviço pequeno, com um decisor só, as duas cabem no mesmo documento, desde que em seções separadas.

O que vai na parte técnica

É a parte que a manutenção, a engenharia ou o PCM leem para decidir se aquilo resolve o problema. Cada linha precisa poder ser conferida na entrega; o que não se confere, se discute.

• Objeto: o equipamento ou a peça, com a identificação que o cliente reconhece (tag, desenho, local de instalação)
• Escopo do serviço: o que será entregue, descrito com verbo que se confere, e o que fica fora
• Método: como o serviço será executado, sempre que o método muda o resultado ou o risco
• Premissas: as condições assumidas para chegar ao prazo e ao valor
• Prazo de execução: contado a partir de quê, seja a chegada do item, a aprovação ou a liberação da área
• Critério de aceite: como a entrega será conferida e por quem
• Documentos de entrega: relatório, registro de medidas, fotos de entrada e de saída

O que vai na parte comercial

É a parte que compras lê. Comprador industrial compara propostas lado a lado: se o preço não está dividido do mesmo jeito que o escopo, ele compara o total, e o total de quem escreveu o escopo mais completo sempre parece o mais caro.

• Preço por item ou por etapa, na mesma divisão do escopo
• Pagamento e faturamento: quando se fatura, contra qual entrega e com quais impostos destacados
• Validade: material e agenda mudam, e a proposta precisa dizer até quando o valor vale
• Frete, coleta e embalagem: quem leva, quem busca e por conta de quem
• Serviço adicional: como será orçado e aprovado o que aparecer durante a execução
• Cobertura depois da entrega: o que a empresa refaz sem custo, em quais condições e por quanto tempo

Duas mesas, dois leitores

Em fábrica, a proposta costuma passar por duas mesas. Quem pediu o serviço lê a parte técnica para saber se aquilo resolve. Compras lê a parte comercial para saber se aquilo cabe nas regras da empresa: preço, prazo de pagamento, cadastro de fornecedor.

Quando as duas partes estão misturadas, cada mesa lê o que não é dela. Compras tenta mexer no escopo para chegar ao preço, e a engenharia aprova o serviço sem ver a condição que vai travar o pedido depois. Separar é entregar a cada leitor o documento que ele assina.

Quando mandar separado e quando mandar junto

Em cotação com equalização técnica, o cliente compara as propostas técnicas dos fornecedores antes de abrir os preços. Quem manda tudo num arquivo só, nessa hora, pode ter a proposta devolvida ou ter o preço lido antes do momento certo.

• Separado: quando o cliente pede, quando há equalização técnica ou portal de compras, quando há mais de um decisor ou quando o preço não deve circular entre as áreas
• Junto, em seções separadas: serviço recorrente, cliente que já compra da empresa, decisor único
• Sempre com a mesma referência: número e revisão iguais nas duas partes, para ninguém aprovar a técnica de uma versão e o preço de outra

Modelo de estrutura para copiar

Estrutura de referência para serviço de caldeiraria, usinagem ou manutenção industrial. Os nomes das seções podem mudar; se o portal de compras do cliente pede outra ordem, siga a ordem dele.

• Capa: cliente, solicitante, referência do pedido do cliente, número da proposta, revisão e data
• Parte técnica, objeto: equipamento ou peça, identificação e condição de entrada
• Parte técnica, escopo: entregas, exclusões e premissas
• Parte técnica, execução: método, prazo de execução e o que depende do cliente
• Parte técnica, aceite: critério de conferência e documentos de entrega
• Parte comercial, preço: valor por item ou etapa, impostos e o que não está incluído no valor
• Parte comercial, condições: pagamento, faturamento, frete, validade e cobertura depois da entrega
• Parte comercial, alteração: como o serviço adicional é orçado e aprovado antes de executar
• Aprovação: quem aprova cada parte e como a aprovação fica registrada

Onde a revisão de proposta nasce

Muita revisão de proposta não nasce no preço. Nasce na informação que faltou no pedido: a medida que o cliente não mandou, o material que ninguém perguntou, o prazo que era para ontem. Cada revisão é mais uma volta pelas duas mesas.

Quando o pedido chega com serviço, medida e prazo definidos, a primeira versão da parte técnica já sai perto da final. Na Mydrion, essa entrada se chama Pedido Pronto.

Quando separar não resolve

Proposta bem dividida não substitui a conversa com quem decide. Se compras recebe o documento e cota só pelo total, a parte técnica nunca chega a quem pediu o serviço. Vale perguntar ao comprador para quem ela deve ser encaminhada, e mandar também para essa pessoa.

E se o cliente compra por catálogo ou por preço de tabela, sem escopo que varie, o documento técnico vira peso. Aí a proposta é uma cotação, e quanto mais curta, melhor.